Comment choisir une application simple pour gérer son commerce ?
Une application de gestion peut aider un entrepreneur à mieux suivre son activité. Mais choisir un outil adapté ne consiste pas à rechercher celui qui possède le plus grand nombre de fonctionnalités.
Pour un commerce, l'essentiel est plutôt de trouver une solution suffisamment simple pour être utilisée chaque jour et suffisamment structurée pour suivre les informations importantes : stock, ventes, caisse, crédits clients et résultats.
1. Avant de choisir une application, regardez votre façon de travailler
La première erreur consiste à chercher immédiatement une application sur Internet sans avoir défini ce que l'on souhaite réellement gérer.
Deux entrepreneurs peuvent avoir des besoins très différents. Une boutique de prêt-à-porter, une alimentation, un commerce de produits divers ou une activité de vente de marchandises n'ont pas nécessairement la même organisation.
Avant de choisir, prenez donc quelques minutes pour observer votre activité.
- Quels produits dois-je suivre ?
- Combien de ventes est-ce que je réalise chaque jour ?
- Est-ce que je vends parfois à crédit ?
- Comment est-ce que je suis actuellement ma caisse ?
- Comment est-ce que je connais mon stock disponible ?
- Est-ce que je fais mes calculs manuellement ?
- Quelles informations ai-je le plus souvent besoin de consulter ?
Ces réponses permettent déjà de déterminer le type d'outil dont vous avez besoin.
2. Commencer par ses besoins réels
Une application de gestion doit résoudre des problèmes concrets. Elle ne doit pas simplement ajouter une nouvelle couche de complexité à votre activité.
Vous perdez le fil du stock
Il vous faut un outil permettant d'enregistrer les entrées et les sorties de marchandises.
Vous avez du mal à suivre les ventes
Vous avez besoin d'un système simple d'enregistrement et de consultation des ventes.
Votre caisse est difficile à contrôler
Une fonction de suivi des entrées, sorties et solde peut devenir essentielle.
Vos clients achètent à crédit
Le suivi individuel des crédits et des règlements peut vous éviter de dépendre uniquement de votre mémoire.
Si votre principale difficulté vient de cahiers multiples et d'informations dispersées, vous pouvez également lire : Comment gérer son commerce plus facilement sans tout noter dans plusieurs cahiers ?
3. Pourquoi la simplicité est-elle si importante ?
Une application de gestion doit accompagner votre travail, et non vous obliger à modifier complètement votre façon de travailler dès le premier jour.
Pour un entrepreneur qui vend toute la journée, chaque opération doit pouvoir être enregistrée sans interrompre inutilement son activité.
C'est pourquoi la simplicité doit être considérée comme un véritable critère de choix, et non comme un détail esthétique.
Nous avons approfondi cette question dans : Quelle application utiliser pour gérer son stock, sa caisse et ses ventes ?
4. Vérifier la gestion du stock
Si vous vendez des marchandises, le stock doit faire partie des premières fonctions que vous vérifiez.
Une application adaptée doit vous permettre de savoir quels produits sont disponibles, quelles quantités sont entrées et quelles quantités sont sorties.
Le suivi du stock devient particulièrement intéressant lorsqu'il est lié aux ventes.
Pour aller plus loin : Comment gérer son stock et ses ventes avec son téléphone ?
5. Vérifier la gestion des ventes
L'enregistrement d'une vente doit être suffisamment rapide pour être utilisé pendant les heures d'ouverture du commerce.
L'application devrait idéalement permettre de retrouver les ventes enregistrées et de distinguer les différentes situations de paiement.
Une vente comptant ne doit pas être confondue avec une vente à crédit ou une vente partiellement réglée.
Consultez également : Comment enregistrer ses ventes facilement dans une boutique ?
6. Vérifier le suivi de la caisse
Le chiffre des ventes ne suffit pas pour savoir combien d'argent se trouve réellement dans votre caisse.
Il faut également tenir compte des dépenses et des autres mouvements d'argent.
Une application destinée à un commerce doit donc permettre de conserver une vision suffisamment claire des entrées et sorties de caisse.
Pour approfondir : Comment simplifier la gestion de caisse de son commerce ?
7. Ne pas oublier les crédits clients
Certains commerçants accordent régulièrement des crédits à leurs clients. Dans ce cas, cette fonction peut devenir aussi importante que la gestion des ventes.
Une bonne solution doit permettre de savoir :
- quel client doit de l'argent ;
- combien il doit ;
- combien il a déjà payé ;
- ce qu'il reste à payer ;
- l'historique de ses règlements.
Pour comprendre les bonnes pratiques : Comment suivre facilement les crédits accordés à ses clients ?
8. Pouvoir suivre les résultats de son activité
Une application de gestion ne devrait pas seulement vous aider à saisir des opérations. Elle doit également vous permettre d'exploiter les informations enregistrées.
L'entrepreneur doit progressivement pouvoir répondre à des questions comme :
- Comment mon activité évolue-t-elle ?
- Quel est le niveau de mes ventes ?
- Quelle est la situation de ma caisse ?
- Que représentent mes crédits clients ?
- Quelle est ma situation sur une période donnée ?
C'est pourquoi le suivi des résultats constitue un prolongement logique de l'enregistrement des ventes et des mouvements de caisse.
À lire également : Comment connaître rapidement le résultat de son commerce sans faire tous les calculs à la main ?
9. Téléphone, ordinateur : quel appareil utiliser ?
Pour beaucoup d'entrepreneurs, le téléphone est devenu l'outil numérique le plus accessible et le plus pratique pour travailler au quotidien.
Une application de gestion doit donc être adaptée à l'appareil réellement utilisé par l'entrepreneur.
Il peut également être intéressant de disposer d'une utilisation sur ordinateur lorsque certaines opérations sont plus confortables sur un écran plus grand.
L'important n'est pas seulement de savoir si l'application fonctionne sur plusieurs appareils. Il faut surtout vérifier si l'expérience reste simple sur l'appareil que vous utiliserez réellement.
10. Que se passe-t-il lorsque la connexion est faible ?
La connexion internet ne doit pas être négligée lors du choix d'un outil numérique.
Dans certaines situations, un commerçant peut se retrouver avec une connexion lente ou temporairement indisponible.
Il est donc pertinent de vérifier si l'application peut continuer à fonctionner dans ce type de situation et comment les données sont conservées.
11. L'accompagnement compte aussi
Acheter une application ne signifie pas automatiquement savoir l'utiliser.
Pour un entrepreneur qui commence à digitaliser sa gestion, l'aide à l'installation, la formation et la possibilité de poser des questions peuvent faciliter la prise en main.
Cela est particulièrement important lorsque l'application doit devenir un outil utilisé quotidiennement.
12. Un exemple réel : Baraka Couture à Bobo-Dioulasso
Baraka Couture — Bobo-Dioulasso
La patronne de Baraka Couture à Bobo-Dioulasso utilise également VALDIGIT Gestion pour son activité.
Cet exemple est intéressant parce qu'il montre qu'une application de gestion peut être utilisée dans des activités commerciales différentes, et pas uniquement dans un type précis de boutique.
Le choix d'un outil doit donc partir des besoins réels de l'activité : suivre les opérations, organiser les informations et disposer d'une meilleure visibilité sur la gestion quotidienne.
Baraka Couture rejoint ainsi les autres entrepreneurs qui utilisent VALDIGIT Gestion dans leur activité.
L'objectif de ces exemples n'est pas de dire qu'une application convient automatiquement à toutes les entreprises. Ils montrent plutôt l'importance d'adapter l'outil aux réalités de chaque activité.
13. VALDIGIT Gestion : une solution pensée pour simplifier la gestion
VALDIGIT Gestion rassemble plusieurs fonctions utiles à la gestion quotidienne d'un commerce : stock, ventes, caisse, crédits clients, reçus et résultats.
L'objectif est de permettre à l'entrepreneur de centraliser ses principales informations de gestion dans un outil conçu pour rester accessible.
Stock
Suivre les produits et leurs mouvements.
Ventes
Enregistrer les opérations commerciales et conserver leur suivi.
Caisse
Suivre les entrées, les sorties et la situation de la caisse.
Crédits clients
Suivre les sommes dues et les règlements des clients.
Reçus
Produire et partager des reçus liés aux opérations.
Résultats
Consulter les informations issues des opérations enregistrées.
La solution est particulièrement intéressante pour un entrepreneur qui souhaite passer progressivement d'une gestion dispersée à une gestion plus centralisée, sans chercher immédiatement un système lourd.
Pour découvrir les caractéristiques détaillées : voir la présentation de VALDIGIT Gestion .
14. La checklist avant de choisir votre application
Avant d'acheter, vérifiez ces 10 points :
- L'application correspond-elle à mon type d'activité ?
- Est-elle suffisamment simple pour être utilisée tous les jours ?
- Puis-je enregistrer facilement mes ventes ?
- Puis-je suivre mon stock ?
- Puis-je suivre ma caisse ?
- Puis-je gérer les crédits clients si j'en ai besoin ?
- Puis-je consulter les informations importantes de mon activité ?
- Fonctionne-t-elle correctement sur mon téléphone ou mon ordinateur ?
- Que se passe-t-il lorsque la connexion est faible ?
- Existe-t-il un accompagnement pour la prise en main ?
Si plusieurs de ces questions restent sans réponse, prenez le temps de tester l'application avant de vous engager.
Ne choisissez pas une application uniquement parce qu'elle est populaire, parce qu'elle possède beaucoup de fonctions ou parce qu'elle semble moderne. Choisissez-la en fonction des opérations que vous devez réellement gérer chaque jour.
Vous cherchez une solution simple pour votre commerce ?
VALDIGIT Gestion permet de centraliser le suivi du stock, des ventes, de la caisse, des crédits clients, des reçus et des résultats.
Si vous souhaitez découvrir l'application et l'offre qui l'accompagne, consultez la page dédiée :
Questions fréquentes
Quelle est la meilleure application pour gérer un commerce ?
Le choix dépend du type d'activité, des opérations à suivre, du niveau de simplicité recherché et des conditions dans lesquelles l'application sera utilisée.
Une petite entreprise a-t-elle vraiment besoin d'une application ?
Pas nécessairement. Mais lorsque les ventes, le stock, la caisse ou les crédits deviennent difficiles à suivre avec les méthodes utilisées jusque-là, une application peut simplifier l'organisation.
Une application de gestion doit-elle être compliquée ?
Non. Pour une petite activité, la simplicité est même un critère important, car l'outil doit pouvoir être utilisé régulièrement.
Peut-on utiliser une application de gestion avec un téléphone ?
Oui. De nombreuses solutions sont conçues pour les appareils mobiles. Il faut toutefois vérifier que l'application répond réellement aux besoins de votre activité.
Que faut-il regarder avant d'acheter une application ?
Vérifiez notamment la simplicité, les fonctions disponibles, la compatibilité avec votre activité, la gestion des données, le fonctionnement avec une connexion faible et l'accompagnement proposé.
Pourquoi tester une application avant de l'utiliser définitivement ?
Un test dans les conditions réelles de votre commerce permet de vérifier si les opérations quotidiennes sont réellement simples à effectuer.
