Comment digitaliser simplement la gestion de son commerce au Burkina Faso ?
Digitaliser son commerce ne signifie pas forcément investir dans un système complexe. Pour un entrepreneur, l'objectif peut simplement être de mieux suivre ses ventes, son stock, sa caisse, les crédits accordés aux clients et les résultats de son activité.
- Pourquoi digitaliser la gestion de son commerce ?
- Que faut-il réellement digitaliser ?
- Digitaliser sans rendre la gestion plus compliquée
- Pourquoi utiliser son téléphone ?
- Avant de commencer : mettre de l'ordre dans ses données
- Comment choisir son outil de gestion ?
- Ne pas négliger l'accompagnement
- Des commerces utilisent déjà cette approche
- Une méthode simple pour commencer
- VALDIGIT Gestion : une solution pensée pour cette approche
- Questions fréquentes
Pourquoi digitaliser la gestion de son commerce ?
Dans beaucoup de commerces, la gestion repose encore sur plusieurs cahiers : un cahier pour les ventes, un autre pour les dépenses, parfois un carnet pour les crédits accordés aux clients et des notes séparées pour le stock.
Le problème n'est pas nécessairement le cahier lui-même. Le problème apparaît lorsque les informations deviennent nombreuses et dispersées.
Pour comprendre ce problème plus en profondeur, consultez notre article : Comment gérer son commerce plus facilement sans tout noter dans plusieurs cahiers ? .
La digitalisation peut alors permettre de regrouper les informations essentielles dans un même outil et de réduire certains calculs ou recherches manuelles.
L'objectif est plutôt de lui donner un outil qui l'aide à enregistrer, retrouver et exploiter plus facilement les informations de son activité.
Que faut-il réellement digitaliser dans un commerce ?
Il n'est pas nécessaire de vouloir tout informatiser dès le premier jour. Pour un commerce, quelques informations sont particulièrement importantes.
1. Les ventes
Enregistrer les ventes permet de savoir ce qui a réellement été vendu et de suivre l'évolution de l'activité.
Pour aller plus loin : enregistrer ses ventes facilement dans une boutique .
2. Le stock
Un suivi régulier permet de connaître les produits disponibles, les mouvements de stock et les besoins de réapprovisionnement.
Voir également : comment gérer son stock et ses ventes avec son téléphone .
3. La caisse
Les entrées et sorties d'argent doivent être suivies séparément des simples informations de vente.
Découvrez : comment simplifier la gestion de caisse de son commerce .
4. Les crédits clients
Lorsqu'une vente n'est pas entièrement payée, il devient important de pouvoir retrouver facilement le montant restant.
À lire : comment suivre facilement les crédits accordés à ses clients .
L'entrepreneur doit pouvoir distinguer le chiffre d'affaires de ce qui lui reste réellement après prise en compte des éléments nécessaires au calcul.
Cette question est abordée dans : Comment connaître rapidement le résultat de son commerce sans faire tous les calculs à la main ? .
Digitaliser sans rendre la gestion plus compliquée
C'est probablement le point le plus important.
Un outil numérique n'est utile que s'il facilite réellement le travail. Si l'entrepreneur doit remplir des dizaines de champs pour enregistrer une vente, l'outil risque de devenir une nouvelle contrainte.
La bonne question n'est donc pas : « Quelle est l'application qui possède le plus de fonctionnalités ? »
Il vaut mieux demander : « Quelle solution me permet de mieux gérer mon commerce sans compliquer mon quotidien ? »
C'est justement le sujet de notre article : Comment choisir une application simple pour gérer son commerce ? .
Une bonne digitalisation doit rester compréhensible
- les informations doivent être faciles à saisir ;
- les résultats doivent être faciles à comprendre ;
- les opérations courantes doivent être rapides ;
- l'entrepreneur doit pouvoir retrouver ses informations ;
- l'outil doit correspondre à la réalité de son activité.
Pourquoi utiliser son téléphone pour gérer son commerce ?
Pour de nombreux entrepreneurs, le téléphone est déjà un outil quotidien. Il permet de communiquer avec les clients, d'utiliser WhatsApp, de consulter les informations et parfois de gérer les commandes.
Il peut donc également devenir un outil de gestion.
L'intérêt est surtout de pouvoir enregistrer une opération au moment où elle se produit, plutôt que d'attendre la fin de la journée pour essayer de reconstituer les informations.
Un commerçant réalise une vente. Au lieu de noter l'opération sur un bout de papier pour la retranscrire plus tard, il peut l'enregistrer directement dans son outil de gestion.
Cette logique permet également de rapprocher les ventes, le stock et la caisse.
Avant de commencer : mettre de l'ordre dans ses données
Digitaliser ne consiste pas simplement à installer une application. Il faut également savoir quelles informations doivent être suivies.
Commencer par les produits
Pour chaque produit, il est utile d'identifier clairement son nom, son stock disponible et les informations nécessaires à sa vente.
Clarifier les ventes
Chaque vente doit être enregistrée de manière cohérente. Il faut également distinguer une vente payée immédiatement d'une vente à crédit lorsque l'activité utilise ce mode de paiement.
Organiser la caisse
Les mouvements d'argent doivent être suivis afin de pouvoir comprendre ce qui entre et ce qui sort réellement de la caisse.
Identifier les crédits
Les crédits accordés aux clients ne doivent pas rester dans la mémoire du commerçant ou sur plusieurs petits papiers.
Une information importante doit pouvoir être retrouvée rapidement.
Comment choisir son outil de gestion ?
Une fois les besoins identifiés, l'entrepreneur peut comparer les solutions disponibles.
Il peut notamment vérifier les points suivants :
- l'application permet-elle de suivre les ventes ?
- permet-elle de suivre le stock ?
- permet-elle de suivre la caisse ?
- peut-elle gérer les ventes à crédit ?
- permet-elle de consulter les résultats ?
- fonctionne-t-elle correctement sur téléphone ?
- peut-elle être utilisée lorsque la connexion est faible ou indisponible ?
- les données sont-elles faciles à récupérer ou exporter lorsque c'est nécessaire ?
- l'utilisateur peut-il comprendre rapidement son fonctionnement ?
- un accompagnement est-il disponible en cas de difficulté ?
Pour une comparaison plus directe entre cahier et outil numérique, consultez également : Cahier de commerce ou application : comment simplifier sa gestion quotidienne ? .
Ne pas négliger l'accompagnement
Même une application simple peut nécessiter un temps d'adaptation. L'entrepreneur doit comprendre comment enregistrer ses opérations et comment interpréter les informations affichées.
L'accompagnement peut donc faire partie intégrante de la digitalisation.
Il ne s'agit pas forcément de suivre une longue formation. Quelques explications pratiques peuvent parfois suffire pour permettre à l'utilisateur de prendre rapidement en main son outil.
Si les opérations ne sont pas régulièrement enregistrées, même le meilleur outil ne pourra pas produire une information fiable.
Des commerces utilisent déjà cette approche
La digitalisation devient particulièrement concrète lorsqu'on observe des entrepreneurs qui utilisent réellement un outil dans leur activité.
DANOS, dirigé par SAWADOGO Daouda à Kaya, utilise VALDIGIT Gestion pour faciliter la gestion de ses activités.
Ce cas montre qu'un outil de gestion peut être intégré à une activité commerciale en dehors de Ouagadougou.
Lire l'article sur la simplification de la gestion du commerce →M. SAKANDE Salifou, à Ouagadougou, a investi dans VALDIGIT Gestion pour la gestion de son commerce de prêt-à-porter.
Son expérience illustre l'intérêt d'intégrer un outil de gestion directement dans l'organisation quotidienne d'une boutique.
Voir le cas SAKANDE dans l'article sur la gestion de caisse →La patronne de Baraka Couture à Bobo-Dioulasso utilise également VALDIGIT Gestion.
Ce troisième exemple montre que la démarche de digitalisation ne concerne pas uniquement les commerces de Ouagadougou. Elle peut également s'inscrire dans les réalités commerciales de Bobo-Dioulasso et d'autres villes du Burkina Faso.
Découvrir les critères pour choisir une application simple →VALIAN Boukary, gérant de VALDIGIT, utilise également VALDIGIT Gestion.
Cette utilisation permet de rester confronté aux réalités pratiques d'un utilisateur de l'application.
Une méthode simple pour commencer sa digitalisation
Il n'est pas nécessaire de transformer toute son organisation en une seule journée. Une démarche progressive peut être beaucoup plus facile à adopter.
Identifier les problèmes actuels
Demandez-vous ce qui vous fait perdre le plus de temps : recherche d'informations, calculs, suivi du stock, crédits clients, caisse ou difficulté à connaître le résultat.
Choisir les informations prioritaires
Commencez par les ventes, le stock, la caisse et les crédits si votre activité en utilise.
Choisir un outil adapté
Privilégiez une solution correspondant réellement à la taille, au fonctionnement et aux besoins de votre commerce.
Commencer à enregistrer régulièrement
La régularité est plus importante que la complexité. Un outil simple utilisé chaque jour peut être plus utile qu'un système sophistiqué rarement utilisé.
Vérifier les informations
Comparez régulièrement les informations enregistrées avec la réalité du commerce afin de détecter les erreurs.
Former les personnes concernées
Si plusieurs personnes travaillent dans le commerce, assurez-vous qu'elles comprennent les règles d'utilisation de l'outil.
Utiliser les informations pour décider
La digitalisation ne doit pas s'arrêter à l'enregistrement. Les données doivent ensuite aider l'entrepreneur à mieux piloter son activité.
VALDIGIT Gestion : une solution pensée pour simplifier la gestion
VALDIGIT Gestion s'inscrit dans cette logique : proposer un outil accessible pour centraliser les principales opérations de gestion d'un commerce.
L'application permet notamment de travailler autour de plusieurs éléments essentiels : le stock, les ventes, la caisse, les crédits clients, les reçus et les résultats.
Elle est conçue pour être utilisée sur téléphone et peut également être utilisée sur ordinateur ou tablette selon le besoin.
Pour découvrir directement l'application : Découvrir VALDIGIT Gestion .
Si vous souhaitez aller plus loin avec l'offre comprenant l'application, les ressources d'accompagnement et la formation à son utilisation : Découvrir l'offre VALDIGIT Gestion .
il ne s'agit pas de digitaliser pour digitaliser. Il s'agit d'utiliser le numérique lorsqu'il permet réellement de mieux organiser, suivre et comprendre son activité.
Questions fréquentes sur la digitalisation d'un commerce
Faut-il avoir un ordinateur pour digitaliser son commerce ?
Non. Selon les besoins, un téléphone peut déjà permettre d'enregistrer et de consulter de nombreuses informations liées à l'activité.
Est-ce compliqué de passer du cahier à une application ?
La difficulté dépend de l'outil et de l'organisation de l'entreprise. Une solution conçue pour rester simple peut faciliter la transition. L'accompagnement et une prise en main progressive peuvent également aider.
Dois-je abandonner immédiatement tous mes cahiers ?
Pas nécessairement. Une transition progressive peut être plus confortable. L'essentiel est d'avoir une méthode claire et de conserver des informations cohérentes pendant la période de transition.
Une application peut-elle remplacer la réflexion de l'entrepreneur ?
Non. L'application fournit principalement des informations et facilite certains enregistrements et calculs. Les décisions restent celles de l'entrepreneur.
La digitalisation est-elle réservée aux grandes entreprises ?
Non. Un commerce de taille modeste peut également utiliser des outils numériques lorsqu'ils répondent à ses besoins et restent simples à utiliser.
Par quoi commencer pour digitaliser mon commerce ?
Commencez par identifier les informations qui vous posent le plus de difficultés : ventes, stock, caisse, crédits ou suivi des résultats. Choisissez ensuite un outil capable de répondre à ces besoins sans ajouter une complexité inutile.
Et si la gestion de votre commerce pouvait devenir plus simple ?
Vous n'avez pas nécessairement besoin d'un système compliqué. Commencez par centraliser les informations essentielles de votre activité et choisissez un outil adapté à votre réalité.
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